教育機関が、下記チェックリストの項目を含む奨学金プログラムを計画します。受け入れ機関は単独ですべての項目を用意しなければならないわけではなく、政府機関、自治体、NPO、市民社会組織、専門家、他のネットワーク・メンバーなどの協力を得て、支援体制を構築することが奨励されます。

＜チェックリスト＞ 

必須項目

▢ ビザや滞在許可取得のサポート

▢ 日本への渡航費

▢ 住居

▢ 学費 

▢ 生活費 

▢ 生活とキャリア相談

▢ 日本語教育のサポート

▢ 心理社会的支援 

▢ 医療保険

推奨項目

▢ アルバイトの紹介

▢ 家族の帯同と家族へのサポート

奨学金プログラムの枠組みが決まり、募集の準備が整ったら、広報を開始します。募集の締め切り後、教育機関は応募書類を審査し、学生を選考します。難民学生は成績表や卒業証明書などの原本を取得することが難しいため、必要書類に関してはある程度の柔軟性が求められます。奨学金プログラムの広報から学生の採用に至るまでのプロセスは、各機関が個別に実施することも可能ですが、他のネットワーク・メンバーと共同で行い、効率性を高めることができます。

受け入れが決まった学生は、滞在国の日本大使館または領事館で査証を申請します。査証の発行後、日本に渡航し、教育機関に入学します。

受け入れ機関は、学生のための支援体制を整えます。例えば、教職員をアドバイザーに任命し、定期的に学生と面談し、相談に乗ったり、問題の早期発見・早期対応に努めることが推奨されます。また、すでに大学に在籍している学生でサポートグループを結成し、受け入れ学生を歓迎し、新生活への移行を支援してもらうことも重要です。

受け入れ機関は、学生の在学中にキャリア・カウンセリング、インターンシップの紹介、大学院に関する情報提供などを行い、卒業後の進路の相談に乗ります。卒業後の法的地位に関して、正確な情報と助言を与えることも重要です。